¿Por qué tu academia necesita automatización para gestionar matrículas?
El negocio de una academia de formación es cíclico. Septiembre y enero son los meses clave: en pocas semanas tienes que llenar las aulas para todo el curso. Cada padre que llama para preguntar por horarios, cada alumno adulto que quiere matricularse en un curso de idiomas o preparar unas oposiciones, cada llamada que suena mientras estás en clase… es una matrícula potencial. Y si no contestas, esa matrícula se va a la academia de la esquina.
Un software de automatización para academias como Keplot resuelve este problema crítico: una IA de voz atiende todas las llamadas, informa de cursos disponibles, horarios, precios y plazas libres, y gestiona prematrículas o agenda visitas. Tu academia atendiendo 24/7, incluso cuando tú estás en el aula.
Gestión de horarios, aulas y aforo: sin sobreventas, sin conflictos
Una academia no funciona como una peluquería con citas individuales. Tienes clases grupales con aforo limitado, múltiples niveles dentro de un mismo idioma o materia, horarios que varían según el día de la semana y profesores con disponibilidades diferentes.
Keplot gestiona esta complejidad automáticamente:
- Control de aforo por aula — la IA no permite más matrículas cuando un grupo está completo.
- Niveles y subgrupos — diferentes horarios para Inglés A2, B1, B2… cada uno con su aforo y profesor.
- Listas de espera automáticas — si un grupo está lleno, el alumno entra en lista de espera y se le avisa cuando hay plaza.
- Gestión de horarios irregulares — clases individuales con horarios específicos también integradas.
Campañas de renovación: el secreto para que tus alumnos no se vayan
Uno de los mayores problemas de las academias es la tasa de renovación. El curso acaba en junio y si no haces seguimiento, un 30% de tus alumnos satisfechos se matriculan en otra academia en septiembre simplemente porque les llegó antes su publicidad.
- Recordatorio de renovación 4-6 semanas antes de que termine el periodo.
- Información de nuevos cursos, horarios y descuentos por renovación anticipada.
- Seguimiento automático si el alumno no responde en unos días.